<공문서 작성 규정>
1. 행정상 공문서의 개념
문서는 일반적으로 사람의 의사나 사물의 형태 관계 등을 문자 기호 숫자 등을 활용하여 종이 등 매체에 기록 표기한 것을 말하는데, 행정기관의 의사도 문서의 형태로 표시된다.
행정상 공문서란 행정기관 또는 공무원이 직무상 작성하고 처리한 문서 및 행정기관이 접수한 문서를 말한다.
문서란 "행정업무의 효율적 운영에 고나한 규정" 제3조 제1호에 "행정기관에서 공무상 작성하너나 시행하는 도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름 ,슬라이드,전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다"고 한다.
한편"민원사무처리에 관한 법률 시행령"제25조제1항에는 행정기관의 장이 1.출력매수의 제한조치, 2위변조방지조치, 3출력한 문서의 진위확인조치 등을 취하여 민원인에게 통지한 전자문서를 민원인이 출력한 경우 이를 "행정업무의 효율적 운영에 관한규정"제3조의1홍에따른 공문서로 인정하고 있다.
2. 법률상의 공문서의 개념
가)형법상의 공문서
형법에서 말하는 공문서라 함은 공무소 또는 공무원이 그 명의로써 권한 내에서 소정의 형식에 따라 작성한 문서를 말하며, 공문서 위조, 변조 허위공문서 등의 작성 및 행사 등 공문서에 관한죄를 규정하여 공문서의 진정성을 보호하고 있는데, 일반적으로 공문서에 관한 죄는 사문서에 관한 죄보다 무겁게 처벌되고 있다.
나)민사소송법 상의 공문서
민사소송법은 문서의 작성방식과 취지에 의하여 공무원이 직무상 작성한 것으로 인정한 때에는 이를 진정한 공문서로 추정한다.라고 규정하여 증거능력을 부여하고 있다.
3. 문서의 필요성
모든 행정업무는 문서로 시작해서 문서로 끝난다고 할 정도로 행정활동은 대부분 문서로 이루어진다. 이처럼 문서는 인체의 혈액처럼 행정업무를 수행하는 과정에서 필수적인 요소로서 일반적으로 다음과 같은 경우에 문서가 필요하게 된다.
0.내용이 복잡하여 문서가 없이는 업무처리가 곤란할 때
0.업무처리에 대한 의사소통이 대화로는 불충분하여 문서가 필요한 때
0.행정기관의 의사표시 내용을 증거로 남겨야 할 때
0.업무처리의 형식상 또는 절차상 문서가 필요할 때
0.업무처리 결과를 보존할 필요가 있을 때
4. 문서의 기능
0.의사의 기록 구체화
문서는 사람의 의사를 구체적으로 표현하는 기능을 갖는다. 사람이 가지고 있는 주관적인 의사는 문자숫자기호 등을 활요하여 종이나 다른 매체에 표시하여 문서화함으로써 그 내용이 구체화 된다. 즉, 이 기능은 기안에서 결재까지 문서가 성립하는 과정에서 나타난다.
0.의사의 전달
문서는 자기의 의사를 타인에게 전달하는 기능을 갖는다. 문서에 의한 의사전달은 전화나 구두로 전달하는 것보다 좀 더 정확하고 변함없는 내용을 전달할 수 있다. 이것은 의사를 공간적으로 확산하는 기능이며, 문서의 유통과정에서 나타난다.
0.의사의 보존
문서는 의사를 오랫동안 보존하는 기능을 갖는다. 문서로써 전달된 의사는 지속적으로 보존할 수 있고, 역사자료로써 가치를 갖기도 한다.이는 의사표시를 시간적으로 확산시키는 역할을 한다.
0.자료제공
0.업무의 연결 조정
문서의 기안 결재 및 협조과정 등을 통해 조직 내외의 업무처리 및 정보순환이 이루어져 업무의 연결 조정의 기능을 수행하게 된다.
5. 문서의 종류
0.작성주체에 의한 분류
-공문서 : 행정기관에서 공무상 작성하는 문서(도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 슬라이드, 전자문서 등)
-사문서 : 개인이 사적인 목적을 위하여 작성한 문서. 그러나 사문서도 행정기관에 제출하여 접수가 된 것은 공문서로 취금되며 접수된 문서를 임의로 회수할 수는 없음.
0.유통대상 여부에 의한 구분
-유통되지 않는 문서 : 내부결재문서
-유통대상 문서
=대내문서
=대외문서
=발신자와 수신자 명의가 같은 문서
0.문서의 성질에 의한 분류
행정효율과 협업 촉진에 관한 규정은 공문서를 그 성질에 따라 법규문서, 지시문서(훈령,지시,예규,일일명령), 공고문서(고시, 공고), 비치문서, 민원문서, 일반문서로 구분하고 있다.
6. 문서의 성립과 효력 성립요건
가)행정기관의 적법한 권한 범위 내에서 장성되어야 한다.
나)위법 부당하거나 시행 불가능한 내용이 아니어야 한다.
다)법령에 규정된 절차 및 형식을 갖춰야한다.
7. 성립시기
문서는 결재권자가 해당문서에 대하여 서명의 방식으로 결재하면서 성립한다.
결재권자란 행정기관의 장, 법령에 따라 행정권한을 위힘받거나 위탁받은 자, 위임전결 도는 대결하는 자를 말한다.
8. 문서의 효력발생 시기의 일반원칙
행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정은 문서가 수신자에게 도달됨으로써 그 효력을 발생하된, 전자문서는 수신자가 관리하거나 지정한 전자적 시스템 등에 입력됨으로써 그 효력을 발생한다고 규정하고 있어 도달주의를 원칙으로 하고 있다.
<공문서 작성>
1. 작성 기준
- 0.공문서 전자적 처리
- 0.국어기본법 제3조 제3호에 따른 어문규범 준수
- 0.문서 내용은 간결하고 명확하며 이해하기 쉽게 작성
- 0.국립국어원 등에서 선정한 행정용어 순화어 활용
- 2. 작성 시 유의사항
- 0.(정확성) 정확한 용어 사용 및 문법에 맞게 문장을 구성하며 올바른 표현으로 사실이 왜곡되지 않도록 작성
- 0.(용이성) 상대방의 입장에서 이해하기 쉽고 알기 쉬운 용어로 작성하고 구체적이고 개별적인 용어 사용
- 0.(성실성) 성의있고 진실하게 작성하되, 상대방에게 불쾌감을 주거나 무시하는 듯한 표현은 피하고 적절한 경어 사용
- 0.(간결성) 문장은 가급적 짧게 끊어서 항목별로 표현
3. 작성의 실제
- 0.공무상 작성 또는 처리되는 모든 문서는 전자결재가 원칙
(인사 및 채용 관련 보안 문서, 감사결과 등 일부 문서 제외) - 0.심의위원회 의결서 등 간이서식 등록으로 전자결재 유도
- 0.권위적 용어는 부드럽고 친숙한 표현으로, 강압적 용어는 상대방을 배려하는 용어로 변환
- 0.어려운 한자어 및 외래어는 우리말 등 순화된 용어로 변환
4. 공문서의 올바른 작성
- 0.문서의 구성(두문, 본문, 결문)에 따른 작성
- 0.검토 및 협조 절차 준수
- 0.결재의 종류(결재, 전결, 대결) 표시
(출처 : 경상북도교육청)
